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Mein digitaler Fußabdruck und wie ich ihn verkleinern kann!
2/24: E-Mail

Wie viele E-Mails pro Tag versendet werden, lässt sich nur erahnen. Schätzungen gehen von 320 Milliarden täglich im Jahr 2021 aus und es werden jedes Jahr mehr. Den Löwenanteil machen Spam-Mails aus, die wir nochmal in einem separaten Beitrag behandeln werden.

Es gibt für jeden von uns sehr vielfältige Möglichkeiten, den Datentransfer und damit die CO2-Emissionen, die durch den E-Mail-Versand verursacht werden, zu reduzieren. Einige sehen wir uns im Folgenden genauer an.

HTML-formatierte Mails generieren einen um ca. 15 Prozent höheren Datentransfer als reine Textmails im ASCII-Format, aber darauf werden die meisten nicht verzichten wollen. Was bei HTML-Mails deutlich schwerer wiegt, sind große, nicht optimierte Bilder in Mailsignaturen (z.B. das Firmenlogo, Veranstaltungshinweise, Sonderangebote etc.). Dadurch kann sich das Datenvolumen bei jeder Mail schnell um ein Vielfaches erhöhen. Da das alle versendeten Mails in einem Unternehmen betreffen kann, sollte man darauf hinwirken, Bilder zu optimieren, zu verkleinern oder ggf. ganz wegzulassen. Außerdem kann man die Signaturen bei Maildiskussionen generell bis auf eine löschen, da sie sonst jedes Mal angehängt werden.

Ein sehr großer Hebel ist das Weglassen und / oder Optimieren von Mailanlagen, oder das Verwenden datensparsamerer Formate (z.B. PDF statt Word, JPG statt TIFF), wo immer dies möglich ist. Besser ist es stattdessen Links zu den angehängten Dokumenten anzugeben, die man in einer Cloud ablegt oder, die ohnehin irgendwo online oder in einem Intranet verfügbar sind. Viele Empfänger brauchen die Anlagen gar nicht oder nur teilweise. Und wenn die Mail nicht gelesen wird, hat der Datentransfer trotzdem stattgefunden.

Ein weiterer Punkt ist das berüchtigte CC-Bombing (bzw. auch BCC-Bombing), was nicht nur in Unternehmen dazu führt, dass oft sehr viele Mailkopien offen oder verdeckt versendet werden. Hier sollte man selbst überlegen, ob solche Kopien wirklich erforderlich sind und wenn ja, den Datentransfer zu optimieren. Denn jede nicht optimierte Mail multipliziert den unnötigen Datentransfer.

Ein letzter Tipp: Bei Mail-Ping-Pong mit einem oder mehreren Empfängern können die versendeten Mails relativ lang und unübersichtlich werden. Hilfreich kann hier sein, die Historie gelegentlich zu löschen oder bei einem neuen Thema eine neue Mail zu beginnen. Erfahrungsgemäß ist in solchen Fällen ein Chat, ein Telefonat oder ein Video-Call sowieso sinnvoller und zeitsparender.

Das mögen jetzt alles sehr kleine Einsparpotentiale sein, aber die milliardenfachen Wiederholungen summieren sich doch zu vielen eigentlich überflüssigen Datenübertragungen, die letztlich den Stromverbrauch und die CO2-Emissionen erhöhen. Pro Gigabyte rechnen Experten mit ca. 140 Gramm CO2-Emissionen. Diese grobe Faustregel sollte man immer im Hinterkopf haben.

Ich versende daher reine Textmails ohne grafische Mailsignatur, vermeide Anlagen, wo immer es geht und wenn, optimiere ich sie hinsichtlich der übertragenen Datenmenge. Oder ich verschicke stattdessen Links zu Dokumenten, die nur dann zu CO2-Emissionen führen, wenn sie angeklickt werden. Außerdem verzichte ich auf CC- und BCC-Bombing. Gelegentlich weise ich auch die Absender auf überflüssige Anhänge oder Mailkopien an mehrere Mitarbeiter hin, die wir gar nicht benötigen. Und was macht Ihr?

Am 3. Dezember geht es weiter mit dem Thema "Zugangsart".


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