Mein digitaler Fußabdruck und wie ich ihn verkleinern kann!
17/24: Datenhygiene

Das Thema Datenhygiene habe ich im Laufe der Artikelreihe schon öfter am Rand angesprochen. Ich halte es aber für so wichtig, um ihm einen eigenen Beitrag zu widmen. Denn auch hier können große Potentiale zur Verringerung unseres digitalen Fußabdrucks schlummern.

Zur Datenhygiene gehört zum Beispiel, jede Datei nur einmal zentral abzuspeichern und keine Kopien auf mehreren Laufwerken oder sogar auf verschiedenen Endgeräten anzulegen, wenn es dafür keinen triftigen Grund gibt. Denn naturgemäß entstehen dabei irgendwann unterschiedliche Versionen und man sucht ständig die Aktuellste.

Natürlich braucht man für alle Daten einen sinnvollen Backup-Prozess, der idealerweise nicht eine Cloud, sondern feste Speichermedien nutzt, die auch physikalisch an einem anderen Ort aufbewahrt werden. Das kann eine Menge Ärger bei Datenverlust ersparen, erfordert aber einiges an Disziplin. Daher solltet Ihr generell Kopien vermeiden und alle löschen, die Ihr in Euren Systemen findet oder vielleicht sogar bewusst angelegt habt. Das gleiche gilt für nicht mehr benötigte Dateien, die Ihr auf externe Speicher-Medien (Festplatte, USB, DVD) auslagern könnt. Auch das spart Strom. Ihr müsst nur dafür Sorge tragen, dass Ihr entsprechende Lesegeräte habt. Clouds sind natürlich bequemer, aber schlechter für die Umwelt.

Das Problem potenziert sich erfahrungsgemäß bei vielen Personen in einem Unternehmen, die mit den gleichen Dateien arbeiten. Daher sollte es dort immer Regeln geben, was, wo und in welcher Qualität gespeichert wird. Insbesondere für PDF-Dateien, Bilder und Videos sollte man die Auflösung einheitlich definieren. Das kann leicht mehrere Hundert Prozent Datenvolumen einsparen. Und wenn Ihr solche Dokumente per E-Mail versendet, dann vermeidet Ihr jedes Mal überflüssige CO₂-Emissionen.

Mein persönlicher Rekord war mal 99,8 Prozent Reduktion des Datenvolumens ohne sichtbaren Qualitätsverlust bei einem Logo, dass ein Kunde mir zur Verwendung auf einer Webseite gemailt hatte. Daher solltet Ihr Daten im richtigen Format und nur in der nötigen Auflösung speichern oder an andere schicken. Oder einen optionalen Download-Link für verschiedene Varianten einbauen.

Zur Datenhygiene gehört auch, alle nicht mehr benötigten Accounts, SaaS-Lösungen, Social Media Profile etc. zu löschen. Ebenso sollten Spam-Mails genau wie der Papierkorb im Mailsystem und natürlich auch im Betriebssystem regelmäßig gelöscht oder in ihrer Größe begrenzt werden. Genauso sollte man E-Mail-Verteiler regelmäßig um ungültige Adressen und Dubletten bereinigen, was natürlich für Kundendatenbanken ebenso gilt. Das spart alles nicht nur Strom, sondern schafft auch mehr Übersichtlichkeit und eine bessere Datenqualität, die in der Regel mit einer höheren Produktivität einhergeht. Gleichzeitig leistet Ihr einen Beitrag zur Verkleinerung Eures digitalen Fußabdrucks und auch den Eurer Geschäftspartner, Kollegen und Freunden, denen Ihr Daten schickt.

Ihr solltet beachten, dass das Löschen von Daten manchmal nur dazu führt, dass sie in einem digitalen Papierkorb landen. Je nachdem, wie groß dieser ist, können dort viele Gigabyte überflüssige Daten schlummern und unnötig Strom und Speicherplatz verbrauchen. Daher sollte man solche Papierkörbe regelmäßig löschen und ihre Größe limitieren. Das gilt auch für den Cache von Browsern und E-Mail-Programmen. Wenn Ihr ein bisschen weiter über das Thema Datenhygiene nachdenkt, dann fallen Euch bestimmt noch weitere Optimierungsmöglichkeiten ein, die Euren digitalen Fußabdruck verkleinern.

Am 18. Dezember geht es weiter mit dem Thema "IP-Fernsehen".

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